Les dirigeants d’entreprise peuvent percevoir différentes indemnités destinées à compenser les frais qu’ils engagent dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces indemnités, qu’elles soient forfaitaires ou basées sur des frais réels, doivent respecter des conditions précises pour être fiscalement admises.
- Défraiement forfaitaire
Certaines dépenses professionnelles peuvent être remboursées sous forme d’indemnités forfaitaires, sans nécessité de justificatifs détaillés, tant que leur montant reste raisonnable.
📌 Exemples de frais couverts :
✔️ Frais de représentation
✔️ Parking, lavage de voiture (car wash)
✔️ Autres frais divers liés à l’activité professionnelle
💰 Montant généralement admis : entre 150 € et 350 € par mois, à condition de pouvoir en justifier la nécessité.
🔎 Ruling fiscal recommandé : Bien que certains dirigeants s’appuient sur des décisions anticipées existantes, il est préférable de demander un ruling fiscal pour garantir la validité des défraiements.
- Frais de déplacement en Belgique
🔹 Frais de séjour
📌 Indemnité forfaitaire de maximum 20,80 € par jour (applicable à partir du 01/06/2024).
Conditions d’octroi :
✔️ Le déplacement doit durer au moins 6 heures
✔️ Limité à 16 indemnités journalières par mois
✔️ Les repas ne doivent pas être pris en charge par l’employeur ou un tiers
✔️ Aucun autre avantage de toute nature ne doit couvrir ces frais
💰 Indemnité fixe mensuelle possible : jusqu’à 332,80 € par mois, sous réserve de justification.
🔹 Frais d’hébergement
📌 Indemnité forfaitaire de maximum 156,05 € par nuit (à partir du 01/06/2024).
Conditions d’octroi :
✔️ Frais non pris en charge par l’employeur ou un tiers
✔️ Aucun autre avantage ne doit couvrir ces dépenses
- Frais de déplacement à l’étranger
Les indemnités pour déplacements professionnels à l’étranger peuvent être calculées de deux manières :
1️⃣ Sur base des frais réels (avec justificatifs)
2️⃣ Sur base d’un forfait, couvrant :
✔️ Repas
✔️ Transports locaux
✔️ Boissons et petites dépenses
⚠️ Ce qui n’est pas couvert par le forfait :
❌ Nuitées à l’hôtel
❌ Transport entre la Belgique et la destination
📌 Les montants des indemnités forfaitaires varient en fonction du pays de destination.
- Déplacements professionnels avec un véhicule privé
📌 Indemnité forfaitaire de 0,4290 €/km (du 01/01/2025 au 31/03/2025), avec un plafond annuel de 24 000 km.
🔎 Cas particulier : Déplacements fréquents vers un même lieu
- Si un dirigeant se rend plus de 40 jours par an sur un même site, ces trajets sont assimilés à des déplacements domicile-travail.
- Dans ce cas, l’indemnité est limitée à 0,15 €/km.
⚠️ Remarque importante :
- Les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels.
- Toutefois, une indemnité forfaitaire de 0,15 €/km peut être accordée pour ces déplacements.
- Utilisation d’un bien immobilier privé à des fins professionnelles
Lorsqu’un dirigeant met à disposition de son entreprise une partie de son bien immobilier, la société peut lui verser un loyer sous certaines conditions.
📌 Plafond fiscal du loyer :
Le montant est calculé selon la formule suivante :
👉 Revenu cadastral (RC) de la partie professionnelle x 5/3 x 5,63 (coefficient de revalorisation pour 2025).
⚠️ Attention :
- Si le loyer versé dépasse cette limite, l’excédent sera requalifié en revenu professionnel et soumis à l’impôt.
Conclusion
Les indemnités versées aux dirigeants permettent d’optimiser leur rémunération tout en couvrant les frais professionnels. Toutefois, il est essentiel de respecter les conditions fiscales et comptables pour éviter tout redressement.
📞 Besoin d’un accompagnement pour structurer vos indemnités de manière optimale ?
Chez Ely Corp Consulting, nous vous aidons à maximiser vos avantages financiers tout en respectant les obligations fiscales en vigueur. Contactez-nous dès aujourd’hui !